Le règlement intérieur

Le présent règlement a été approuvé par l’Assemblée générale à l’unanimité le 3/12/2016

Préambule

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’association. Il a été établi par le Conseil d’administration et approuvé pour la première fois le 29 septembre 2010 par l’Assemblée Générale.

Définitions

Amapien(ne) : adhérent(e) de l’association Amap Champs Libres

Apiculteur : agriculteur référent du contrat miel

Arboriculteur : agriculteur référent du contrat fruits

CA : Conseil d’administration

Céréaliculteur : agriculteur référent du contrat farine

Corbeille : quantité de fruits délivrée au souscripteur d’un contrat fruits

Intermittent : adhérent de l’association sans souscription de contrat

Maraîcher : agriculteur référent du contrat légumes

Panier : quantité de légumes délivrée au souscripteur d’un contrat légumes

Référent : personne en charge de la relation et de la gestion du contrat d’engagement entre amapien(ne) et producteur.

Article 1 : adhésions et cotisations

Pour être membre de l’association, le postulant devra adresser un bulletin d’adhésion à l’association daté et signé. L’adhésion donne droit à la signature d’un contrat avec plusieurs producteurs, précisant d’une part, l’engagement à respecter les statuts et le règlement intérieur, d’autre part, les engagements réciproques contractuels entre le producteur et le membre de l’AMAP dans le respect des principes de la charte des AMAP du réseau d’Île-de-France (cf. site web du Réseau AMAP Île-de-France).

Le paiement de la cotisation annuelle de paniers et corbeilles se fait par chèque selon les modalités indiquées dans les différents contrats.

Article 1.1 : les adhérents

Il y a deux catégories d’adhérents : les adhérents « classiques », titulaires d’au moins un contrat avec un des producteurs, et les « intermittents » qui souscrivent l’adhésion pour pouvoir racheter ponctuellement le panier des autres adhérents. Les deux statuts sont cumulables, sans qu’il y ait pour autant cumulation de droits ou obligations.

Article 1.2 : droits et obligations

Les adhérents ont le droit et le devoir de participer à la vie de l’association. Les intermittents ont les mêmes droits que les autres adhérents. Néanmoins, ils ne sont pas soumis aux mêmes obligations. Ils n’ont pas l’obligation de participer aux distributions ou aux journées à la ferme.

Article 2 : la distribution

Chaque membre de l’association se doit de participer à la distribution des paniers au prorata du nombre de membres de l’association pendant l’année (exemple : 60 membres sur un an pour 50 semaines correspond à minimum 4 distributions avec une équipe d’Amapiens de 5 personnes par distribution). Les personnes chargées de la distribution doivent se présenter au lieu de distribution au moins 10 minutes avant le début de la distribution.

Article 2.1 : la visite sur site de l’agriculteur

Dans le cadre de la conservation des liens avec l’agriculteur et des activités liées à la terre agricole, il est demandé dans certains contrats un engagement de principe d’une visite selon une fréquence déterminée par l’agriculteur. Il organise lui-même ces journées au cours de l’année en fonction de ses besoins saisonniers et de ses possibilités. Le CA a un rôle de publicité concernant les journées en question. Il a aussi une fonction de relais entre les adhérents et l’agriculteur pour préciser éventuellement les modalités de participation.

Article 2.2

Le CA annonce la réouverture des adhésions. Le renouvellement n’est pas automatique.

Article 2.3 : les documents

L’adhérent peut demander une copie des contrats. La demande peut être adressée par mail aux représentants du conseil d’administration. Le conseil d’administration remettra dans les meilleurs délais un duplicata du contrat en version numérisé ou papier à discrétion de l’organe de gestion interne.

Après l’Assemblée générale, les représentants du CA rédigent un compte-rendu qui sera adressé aux adhérents selon les moyens choisis par le CA pour la diffusion (version numérique, version papier…)

L’adhérent peut toujours demander une copie du compte-rendu au CA qui lui adressera une copie selon le moyen considéré le plus approprié par le CA.

Le compte-rendu n’a pas une forme établie, ainsi que le contenu, et il peut être défini librement par les représentants du CA. Toute information qui n’est pas contenue dans le compte-rendu peut être demandée au CA.

Le CA a l’obligation de fournir seulement ces documents : le compte-rendu de l’AG, une copie du contrat, une copie du bulletin d’adhésion. Pour tous les autres documents relatifs à la vie de l’association, les adhérents ne peuvent pas en exiger la présentation.

Article 2.4 : le vote

Chaque adhérent a droit à une voix lors de l’Assemblée générale. Le fait de souscrire plusieurs contrats ou statuts ne donne pas droit au cumul des voix. Par exemple, une personne qui a souscrit un contrat farine, fruit et est aussi intermittente pourra émettre seulement une voix.

Les adhérents qui ne peuvent pas être présents à l’Assemblée générale ont la possibilité de voter par procuration après avoir rempli le bulletin dédié.

Article 3 : les dépenses

Un système de double signature est mis en place pour les dépenses de l’association supérieures à 600,00 Euros HT. Les engagements de dépenses doivent comporter outre la signature du Trésorier, celle du Président ou d’un autre membre du Bureau. Le paiement dû à l’agriculteur est exclu du budget de l’association. L’association ne joue qu’un rôle d’intermédiaire et de suivi des paiements dus à l’agriculteur. L’association pourra, si elle le souhaite, acheter des actions non spéculatives dans le respect de l’éthique des AMAP dans le but de financer des projets de reprises de terrains agricoles afin de développer une agriculture Bio par des agriculteurs adhérant à la charte des AMAP.

Article 4 : les remboursements de frais

Tous les frais soutenus par les membres du CA et qui sont strictement liés à la représentation ou au fonctionnement de l’association sont remboursables. Le barème fiscal en vigueur de remboursement kilométrique est adopté par l’Association. Les déplacements à l’intérieur de la région Île-de-France pour la tenue des séances du Bureau, du Conseil d’Administration ou des Assemblées Générales ne sont pas remboursables. Toutes les pièces justificatives des frais engagés doivent être jointes à la demande de remboursement (ex : Évènement AMAP à la maison du citoyen, préparation de soupe lors de distribution pendant l’hiver…).

Article 5 : la radiation ou exclusion

Le non‐respect du contrat vis-à-vis de l’agriculteur et de l’association, le non‐respect des valeurs de l’Amap ou un comportement qui puisse nuire à l’association peuvent porter à la radiation de l’adhérent ou au refus de renouveler son engagement. Celle-ci est statuée par le CA à majorité absolue de ses membres.

Avant de procéder au vote, les membres du CA ont l’obligation de demander l’avis du/des producteur(s) concerné(s). Le CA reste néanmoins le seul autorisé à prendre la décision de radiation ou non-renouvellement.

Dans le cas d’une mésentente entre co-paniers, le CA se proposera de trouver une médiation (ex. : changement d’équipe des 2 co-paniers,…).

Article 6 : le Conseil d’administration

Le CA se réunit en ligne générale tous les 3 mois. La périodicité peut néanmoins s’ajuster aux exigences de la vie associative. Les membres du CA restent libres de convoquer la réunion quand ils estiment nécessaire de le faire.

La convocation se fait de préférence par mail pour être sûrs que tous les membres en soient informés.

Les membres du CA doivent chercher à trouver un consensus sur les différentes questions. En cas d’impossibilité pour trouver le consensus, ils délibèrent à majorité absolue. Le vote est obligatoire quand il s’agit d’entamer une procédure de radiation. Il n’y a aucune obligation de rédiger un procès-verbal des réunions ni de faire un compte-rendu.